La respuesta corta: un agente de IA que resuelva un proceso concreto en una empresa de 20 personas sale entre unos pocos miles de euros de montaje y unos cientos al mes de mantenimiento. Un sistema completo por departamento se cuenta en decenas de miles. Y hay tres bloques de coste que casi nadie desglosa.
Este artículo es ese desglose.
Última revisión: 19 de agosto de 2026.
Tres presupuestos encima de la mesa
Pediste tres. Han llegado los tres. Y no puedes compararlos.
Uno te da un precio cerrado sin decir qué incluye. Otro te cobra por horas, con una estimación que empieza con "aproximadamente". El tercero habla de una suscripción mensual, pero no queda claro si el montaje va aparte, ni quién paga el consumo de los modelos, ni qué pasa dentro de seis meses cuando cambie algo.
Los tres son propuestas serias, de gente honesta. El problema es que están midiendo cosas distintas y ninguno lo dice.
Por qué nadie publica precios
Miramos en su día cómo lo hacían los diez competidores más visibles de nuestro sector en España. Ninguno publica precios. Ni un rango, ni un "desde", nada.
Se entiende: cada proyecto es distinto y nadie quiere anclar una cifra que luego no encaje. El resultado es que un dueño de empresa que quiere hacer números no puede, y acaba pidiendo cinco presupuestos solo para orientarse.
Así que aquí va lo que sabemos, con el aviso por delante: son rangos, no tarifas. Tu caso puede caer fuera.
Los tres bloques del coste
Cualquier presupuesto serio se descompone en estos tres. Si el que te pasan no los separa, pídelo.
1. El montaje
Lo que cuesta construirlo. Pago único y el bloque más grande al principio.
Incluye entender tu proceso, escribirlo, conectar las herramientas donde ya trabajas, construir el agente, probarlo con datos reales y dejarlo funcionando con tu equipo.
Lo que más lo mueve es cuántas integraciones hacen falta y si tu proceso está escrito o no. Una empresa que ya tiene claro cómo hace las cosas ahorra semanas. Una donde cada persona lo hace a su manera necesita antes esa conversación, y eso es tiempo.
2. El consumo
Lo que gastan los modelos cada mes. Se factura por uso y debería ir a tu cuenta, no a la del proveedor.
Si tu proveedor lo mete dentro de su factura sin desglosar, hay dos problemas: no sabes cuánto gastas de verdad, y probablemente lleva un margen encima.
Para un uso normal en una empresa de 20 personas hablamos de cientos de euros al mes, no de miles. Depende mucho del volumen y del tipo de tarea: leer facturas cuesta poco, generar documentos largos cuesta más.
3. El mantenimiento
Lo que cuesta que siga funcionando. Y esto es lo que más se subestima.
Cambian tus procesos, cambian los precios de los modelos, un proveedor cambia su formato de factura y algo deja de leerse bien. Alguien tiene que estar encima.
Si no presupuestas esto, en seis meses tienes un sistema que nadie ha tocado y que ha dejado de acertar.
Qué mueve el precio arriba y abajo
| Sube | Baja |
|---|---|
| Nadie ha escrito cómo trabajáis y hay que sacarlo de las cabezas | Ya tenéis el proceso claro |
| Herramientas poco comunes o desarrollos a medida | Herramientas estándar con conexión hecha |
| Muchos departamentos a la vez | Empezar por uno |
| El proceso cruza varias personas y varias decisiones | Un proceso acotado con una regla clara |
| Datos sucios o repartidos entre sistemas | Datos ordenados en un sitio |
| Cero tolerancia al error | Se puede empezar con revisión humana y soltar después |
La que más pesa, con diferencia, es la primera. Automatizar un proceso que no está ordenado sale caro y encima sale mal, porque acabas automatizando el desorden.
Tres escenarios
Un proceso suelto. Registrar facturas de proveedor, cualificar los leads que entran, preparar un informe recurrente. Unos pocos miles de euros de montaje, semanas de trabajo, resultado visible enseguida. Es por donde recomendamos empezar casi siempre.
Un departamento entero. Toda la administración, o todo el proceso comercial hasta la propuesta. Programa por fases de varios meses y decenas de miles de euros en total, aunque se pague por fases y decidas en cada una si sigues.
La empresa completa. Varios departamentos con los agentes coordinados y un panel de control. Doce a veinte semanas mínimo, y no se lo recomendamos a nadie como primer paso.
Lo que no suele aparecer en el presupuesto
- El tiempo de tu gente. Es el coste oculto grande. Nosotros pedimos 45 minutos con cada persona clave, una vez, y después revisiones cortas. Si alguien te pide comités semanales durante tres meses, ese tiempo también lo pagas.
- Las licencias. Deberían ir a tu nombre y estar desglosadas.
- La formación. Un sistema que nadie sabe usar no vale nada.
- La migración de lo que ya tenías. Si hay un Excel de cinco años que hay que meter dentro, eso es trabajo.
- Lo que pasa cuando cambie tu proceso. Que va a cambiar.
Qué pasa si eliges por precio
Lo entendemos: cuando no puedes comparar, comparas por lo único que sí entiendes, que es el número de abajo.
Lo que suele pasar entonces:
El presupuesto barato no incluía el mantenimiento. Funciona tres meses, luego se degrada y a nadie le toca arreglarlo. Ese es el escenario más común y el más caro, porque además quema al equipo para el siguiente intento.
El presupuesto por horas se dobla. No por mala fe: porque al empezar aparece que el proceso no estaba escrito y hay que escribirlo, y eso nadie lo había contado.
El precio cerrado sin alcance definido acaba en discusión. Tú creías que "hasta que funcione" incluía los casos raros. El proveedor creía que no.
Y a veces el barato es el bueno. Si te dan un precio bajo porque ya lo tienen montado para otro cliente del mismo sector, eso no es un recorte: es que su coste real es menor. Merece la pena preguntarlo directamente.
Cómo lo cobramos nosotros, y qué hemos cambiado
Con la misma transparencia que pedimos:
- La primera llamada es gratis. Media hora, y te decimos si vemos encaje. Si no lo vemos, te lo decimos ahí.
- El diagnóstico se cobra, a precio cerrado según el tamaño de tu equipo. Sales con el mapa de tus procesos y el plan, uses o no uses el resto.
- La construcción va por fases, y cada fase tiene precio cerrado por cosa terminada, no por horas. Al final de cada una decides si sigues. Los programas de implantación arrancan en 3.800 euros al mes.
- Las licencias y el consumo van a tu cuenta. No cobramos comisión por encima.
- No hacemos descuentos.
Ese último punto es reciente y salió de un error nuestro.
Durante un tiempo ofrecimos un descuento de cliente fundador, bastante grande, a cambio de poder contar el caso. Nos parecía justo. En una negociación quitamos el descuento entre dos versiones de la propuesta, casi por simplificar, y fue esa versión la que cerró.
La lectura, mirándolo después: un descuento así de grande no dice "te estoy haciendo un favor". Dice "el precio de arriba estaba inflado". Y a alguien que está decidiendo si fiarse de ti eso le resta más de lo que le ahorra.
También cambiamos otra cosa. Al principio troceábamos las propuestas en muchos pasos pequeños, pensando que dar libertad de parar en cualquier momento tranquilizaría. Un cliente lo rechazó de plano y pidió un paquete cerrado. La propuesta siguiente empezaba reconociéndolo, y esa sí la firmaron. La gente no quiere elegir entre ocho piezas: quiere saber qué le vas a entregar y por cuánto.
Cómo saber si te va a compensar
En vez de mirar el precio, mira lo que te cuesta hoy.
Un cliente nuestro, una agencia de eventos alemana, calculó por su cuenta que la parte manual de gestionar una sola cuenta durante un semestre eran 560 horas. A su tarifa interna, unos 56.000 euros. En una cuenta. En medio año.
Ese es el número contra el que hay que comparar, no contra cero.
Otros que hemos medido nosotros: un fabricante que pasó de tres horas al día conciliando facturas a diez minutos. Una asesoría cuya propuesta comercial bajó de veinte minutos a dos. Una agencia británica cuyos informes de cliente pasaron de tres horas a una.
Si no sabes cuánto te cuesta hoy tu proceso, ese es el primer trabajo y es gratis: cronométralo una semana.
Aquí explicamos las dos formas de contratarlo. O escríbenos con tu caso y te decimos por dónde empezaríamos.